Возможности применения современных компьютерных технологий в делопроизводстве

Для редактора Word можно отметить следующие возможности, как правило, присущие и другим текстовым процессорам:

использование разнообразных шрифтов и их начертаний;

использование в одном документе символов алфавитов разных языков (кириллицы, латиницы, греческого, арабского, еврейского и т.д.);

редактирование текста и проверка правописания (орфографии и грамматики);

автоматическое разбиение документа на страницы, введение заголовков страниц (верхних и нижних колонтитулов), сносок;

встроенный инструментарий деловой графики (позволяющий включать в текст схемы, чертежи, диаграммы);

разнообразные инструменты форматирования готового текста (выравнивания, колонки, нумерация);

ведение ступенчатого многоуровневого оглавления;

поиск и замена фрагмента текста;

работа с несколькими документами одновременно, в том числе с документами разных сред (текстом, электронными таблицами, графикой, базами данных).

Кроме этого, в редакторе Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

работа с макропоследовательностями символов;

автозамена опечаток при вводе;

автоматическое форматирование текста при вводе (автоформат);

автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекста после ввода нескольких первых букв {автозавершение);

автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;

возможность создания стилей;

автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи {помощник);

наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов.

Перечисленные функции MSWord значительно упрощают работу делопроизводственного персонала при создании и редактировании текстовых документов.

Работа с документами в программе MS EXCEL

Информационная поддержка управленческой деятельности включает в себя технологии подготовки и обработки различных видов документа, в которых значительное место занимает информация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, планово-аналитическая и т.п.), оформляемая в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков. В таких случаях весьма полезным является применение электронных таблиц Excel, с помощью которых можно: работать с таблицами и выполнять расчеты, включая и очень сложные; строить графики на основании содержащихся в таблицах данных; создавать базы данных и обрабатывать их.

Описанию возможностей MS Excel посвящены многочисленные издания. Здесь мы приведем лишь некоторые рекомендации, которые могут быть полезны при создании документов и работе с ними в MS Excel.

Создание любого документа в MS Excel, независимо от применяемой версии этой программы, целесообразно начинать с описания общих свойств при помощи команды Файл, Свойства, Заполнение полей, Название, Тема, Автор, Ключевые слова позволяет сэкономить время при поиске разработанных документов.