|
Требования к современному делопроизводству и документообороту. Каждый документ должен быстро достичь адресата (иначе он просто не имеет смысла). Во многих случаях задача доставки документа возлагается на важный государственный орган - почту. Впрочем, от документа еще требуется, чтобы он всегда был бы кстати и в нужный момент его можно было быстро найти.
При работе с документом надо соблюдать определенные правила. Конечно, такие правила не могут быть сложными, но следует согласиться с тем, что такие правила должны быть, и их следует соблюдать. С этим тезисом никто не будет спорить, но к сожалению, в практике любой организации достаточно досадных (и дорогостоящих) примеров невыполнения элементарных требований делопроизводства.
Не следует ожидать, что все служащие всегда будут предельно дисциплинированы и будут представлять собой ходячие пособия по делопроизводству. Но толковый служащий всегда должен знать, где можно получить ответ на свои вопросы.
Опыт показал, что даже в небольшом офисе правила делопроизводства должны быть писаными. В самом деле, если требовать от подчиненных порядка в делах и ожидать такого порядка, то полагаться на коллективную память своих сотрудников не стоит. Лучше один раз потратить два часа на составление свода общих правил, чем постоянно огорчаться отсутствием нужных документов и "бестолковостью" сотрудников.
Основы делопроизводства. Что же надо отразить во внутренних правилах делопроизводства? Все предусмотреть невозможно и к этому не надо стремиться, но рекомендуется оговорить в этих правилах некие стандартные требования.
Прежде всего - сам перечень дел фирмы или подразделения, их обозначения и наименования.
Необходимо указать, кто персонально отвечает за каждое из дел и где эти дела должны храниться. Во избежание недоразумений следует установить необходимый перечень должностных лиц, которые должны визировать документы каждого из дел.
Следует установить, на каких компьютерах и в каких папках следует хранить файлы документов каждого дела, кто может иметь доступ к файлам каждого дела.
Порядок работы над документом нужно регламентировать не всегда, но хорошая практика требует, чтобы на каждом компьютере для работы над текущими документами была выделена заранее оговоренная папка. Это очень пригодится, когда потребуется срочно найти файл в отсутствие его хозяина. Следует специально оговорить, что после утверждения документа следует удалить его версии во избежание недоразумений, а файл документа переместить из папки текущих документов в предназначенную для него папку.
Период хранения документов и связанных с ними файлов также следует оговорить.
Целесообразно определить заранее порядок временного изъятия документов из дел (например, хорошая практика требует, чтобы вместо изъятого документа в дело обязательно вставлялся лист бумаги с указанием того, кто, когда и зачем вынул документ из дела).
Порядок регистрации документов и обязательность этой процедуры следует обязательно оговорить. Обычно документы регистрируют, формируя номер документа из номера дела и собственно регистрационного номера, не забывая о дате регистрации.
Копия документа, хранящаяся в деле, как правило, должна иметь подпись разработчика и все необходимые визы.
Особо следует оговорить порядок и сроки внутрифирменной рассылки документов, включая оперативные решения (решения и приказы руководителей, протоколы оперативных совещаний т. д.). Следует указать, кто несет за это ответственность.
В правилах делопроизводства рекомендуется оговорить перечень действий, которые обязательно должны документироваться при помощи актов установленной формы - педантизм такого рода не оттолкнет добросовестных руководителей. К правилам делопроизводства полезно приложить образцы оформления типовых документов и, по мере накопления опыта, даже указать имена и расположение соответствующих им файлов шаблонов типовых документов на дисках компьютеров - это будет экономить время, дисциплинировать персонал и способствовать формированию фирменного стиля работы с документами.
Делопроизводство и документооборот с использованием систем электронных коммуникаций. Пересылку документов обычно доверяют почте. Но развитие компьютерных технологий за последние десятилетия привело к тому, что почта всех стран потеряла монополию на пересылку информации. Незначительное переоборудование любого компьютера позволяет сделать его мощным средством коммуникации.
В этой книге описание тонкостей электронных коммуникаций не приводится - это дело профессионалов, и десятки фирм предлагают свои компетентные услуги в этой области. Нам с вами важно понять, какие возможности скрыты в системах электронных коммуникаций.
Есть два принципиально отличающихся друг от друга типа устройств электронных коммуникаций. Хотя для пользователя разница между ними может быть совершенно незаметна, знать о них полезно.
Перейти на страницу: 1 2 3 |
