|
Особенности работы системы «Microsoft Outlook»
Наряду с программой презентации Power Point, коммуникационный менеджер Outlook до сих пор числится в аутсайдерах пакета MS Office. Домашние пользователи практически сразу же вычеркивают ее из списка устанавливаемых программ во время инсталляции «офиса». Да и среди сотрудников фирм и предприятий найдётся немного тех, кто в полной мере может воспользоваться возможностями этого прекрасного пакета.
Немалая доля ответственности за этот прискорбный факт лежит на плечах самих разработчиков - вплоть до выхода последней версии Outlook оставался одним из самых громоздких и неудобных модулей MS Office, а дикое количество ошибок в локализованной версии изрядно портило настроение отечественным пользователям. И было это тем досаднее, что, по замыслу создателей, он должен был стать центром офисного пакета и повседневным инструментом любого пользователя. Сегодня для этого есть все основания - ошибки исправлены, а работать с программой стало не в пример удобнее прежнего.
Адресная книга. Менеджер контактов. Если Outlook является «сердцем» MS Office, то сердцем самого Outlook, вне всякого сомнения, является менеджер контактов. Ведь данными из адресной книге будет пользоваться не только он сам, но и все программы семейства MS Office. В отличие от простенькой адресной книги Outlook Express, менеджер контактов позволяет составить целое досье на всех ваших коллег, знакомых сослуживцев. Помимо чисто деловых сведении в адресной книге предусмотрены специальные поля для имени жены, дня рождения, годовщины свадьбы вашего сослуживца или знакомого. Пока что не думайте, зачем это программе понадобилось справляться о таких личных подробностях - просто заполните бланк адресной книги. В дальнейшем мы увидим, насколько полно использует Outlook всю введенную вами информацию.
Менеджер контактов позволяет не просто создавать отдельные записи для каждого адресата, но и объединять их в группы, создавая так называемые «Списки рассылки» - эта возможность пригодится вам, когда необходимо будет отправить одно и то же сообщение или файл всем сотрудникам какого-либо отдела в вашем офисе.
Электронная почта. В Windows, как мы знаем, электронной почтой заведует младший представитель семейства Outlook - Outlook Express. И справляется с этой работой едва ли не лучше, чем его «старший брат». Он более корректно работает с кодировками русского языка, отличными от стандартной кодировки Windows, умеет принимать не только личные электронные послания, но и сообщения из групп новостей…
Но дело здесь не в том, что Outlook Express хорош, а Outlook - плох: просто у этих двух программ чуть отличаются «сферы деятельности». Ориентированный на работу в корпоративной сетевой среде, Outlook позволяет вам отправлять сообщение или файл не только по адресу Интернет, но и своему коллеге по локальной сети.
Создавать сообщения вы можете не только во встроенном редакторе программы, как это было в Outlook Express: теперь вашим «письменным столом» может стать любой пакет MS Office. Создав таблицу в Excel или текстовый документ в Word, вы можете, не покидая программы, отправить его нужному адресату с помощью меню «Файл/Отправить».
Будучи пакетом, для делового применения, Outlook располагает весьма совершенными методами защиты исходящих сообщений с помощью встроенных систем шифрования и индивидуальной электронной подписи. Для домашнего пользователя все эти степени зашиты, чаше всего кажутся чрезмерными, но будьте уверенны, что при пересылке конфиденциальных данных лишняя предосторожность не помешает. Располагает Outlook и системой фильтров для очистки почты от всевозможного «электронного мусора» - коммерческой рекламы, которая в изобилии ссыпается в каждый почтовый ящик без согласия владельца.
Факс. В первые версии Outlook в качестве факс-клиента была включена программа MS Fax, работать с которой без слез было просто невозможно. Создавая Outlook 2000, его разработчики решили исправить это упущение, заменив продукт собственного изготовления на усечённую версию пакета Symantec Fax.
Создать факс-сообщение можно непосредственно из оболочки Outlook, однако куда удобнее сделать это из других пакетов MS Office - Word или Excel - с помощью уже знакомого нам меню «Файл/Отправить». Мастер факс-сообщений позволит вам добавить к вашему документу красивую и информативную шапку, а вся необходимая информация для отправки, включая номер факса, будет взята из адресной книги. Помимо отправки, Outlook можно настроить на приём факсов, как в ручном, так и в автоматическом режиме. Один из немногих недостатков факс-мастера Outlook- невозможность автономной рассылки по расписанию большому числу пользователей: для этого вам придётся установить дополнительно полнофункциональную версию Symantec WinFax Pro.
Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6 |
