|
. Создадим несколько контактов из разных организаций, с которыми наше предприятие поддерживает деловые отношения.
Рис. 3
8. Создадим несколько контактов с сотрудниками из одного предприятия. Для этого:
щелкнем дважды на имеющемся контакте;
выберем команду из меню «Действия» - «Создать контакт в том же предприятии»; откроется окно, в котором некоторые поля, связанные с адресом и телефонами предприятия, будут уже заполнены;
введём недостающие сведения, а также изменим, если это необходимо, имеющиеся.
. Внесем в папку «Контакты» сведения о сотрудниках нашего предприятия, и, прежде всего, сведения о директоре.
. Изменим текущее представление сведений о контактах в папке, используя команду «Вид» - «Текущее представление» и выбрав представление из предложенного списка:
Адресные карточки
Подробные адресные карточки
Список телефонов
По организациям или другие.
Телефонный звонок. Учет деловых телефонных переговоров очень важен. Раньше при хорошей организации работы использовалась специальная книга учета телефонограмм, где отражались сведения: кому или от кого был звонок, дата, время, текст сообщения, кто принял (передал). В среде Outlook можно автоматически создавать запись о произведенных телефонных переговорах.
При наличии модема, Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Outlook может фиксироваться время разговора, которое заносится в Дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре.
Рис. 4
Технология работы
. Откроем папку «Контакты». Выделим контактное лицо, которому нужно позвонить.
. На панели инструментов раскроем список, щелкнув на кнопке «Автонабор» или выберем в меню «Действия» команду «Позвонить контакту». В списке выберите один из контактных телефонов. Откроется окно «Новый звонок».
. Установим флажок «При каждом звонке создавать запись в дневнике».
. Щелкнем на кнопке «Позвонить». При наличии модема сразу начнется набор телефонного номера и одновременно откроется окно «Телефонный звонок». Когда модем произведет соединение, можно снять телефонную трубку и закрыть окно «Новый звонок».
Особенно важно указывать параметры занятости, если мы работаем в группе и сообщаем по сети свои планы другим участникам. Наши параметры занятости помогут им планировать свое рабочее время.
. В окне «Телефонный звонок» сделаем запись о теме разговора и опишем более подробно содержание разговора. При хорошей квалификации секретарь умеет одновременно и говорить, и фиксировать разговор.
. Закроем окно после записи в нем информации о звонке. На вопрос программы «Сохранить сделанные изменения?» ответьте утвердительно. После этого сведения о телефонном звонке сохранятся в карточке контакта и в «Дневнике».
Слияние папки Контакты с документами Word. При отсылке писем нам приходится надписывать адреса получателей на конвертах, а также обратный адрес. Эту работу можно выполнить автоматически, используя сведения из папки «Контакты». Для этого используется режим «Слияние» в программной среде Word.
Технология работы
. Откроем новый документ Word.
. Выполним команду «Сервис» - «Конверты и наклейки». Откроется окно «Конверты и наклейки».
. Перейдем на вкладку «Конверты». Мы увидим поля для вставки адреса получателя и обратного адреса. Над каждым полем расположен значок «Адресной книги».
. В поле получателя щелкнем на кнопке адресной книги. В открывшемся окне выберем адресата.
Рис. 5
. В поле обратного адреса щелкнем на кнопке адресной книги. В открывшемся окне выберем фамилию директора или другого сотрудника вашего предприятия, от имени кого посылается письмо. Отключим флажок «Не печатать».
. Для выбора размера конверта щелкнем на кнопке «Параметры». В списке выберем нужный размер конверта.
. Для просмотра надписи на конверте щелкнем на кнопке «Добавить» в окне «Конверты и наклейки».
Рис. 6
Папка, открываемая при запуске Outlook. При запуске среды Outlook автоматически открывается одна из папок, например, Входящие, которая содержит информацию о пришедшей электронной почте. Однако пользователь может самостоятельно указать папку, которая будет открываться при запуске программы, например, Outlook сегодня.
Технология работы
. Запустим программу Outlook.
Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6 7 8 |
