Реализация документооборота лингвистической школы «Success», как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде «MS Outlook»

. Проследим, чтобы после установки указанных параметров программная среда Outlook стала автоматически пересылать уведомления о получении сообщения.

. Для отправки ответа на сообщение в папке «Входящие» выделите строку с заголовком сообщения.

. На панели инструментов щелкнем на кнопку «Ответить». Откроется окно нового сообщения, в котором в строке «Кому .» будет указан адрес отправителя, в поле сообщения будет вставлен текст исходного сообщения, в строке Тема будет указано: RE:<TeMa исходного сообщениям>.

. Введем текст ответа, удалим частично или целиком исходное сообщение.

. Отправим ответ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства.

До недавнего времени работа с документами осуществлялась преимущественно посредством перемещения бумажных документов и ведения множества бумажных регистрационных журналов и картотек. Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жёсткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации делопроизводства, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, контролировать выполнение поручений связанных с документами.

Информационная система «Документы организации» реализовывалась для повышения эффективности работы лингвистической школы «Success», как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК.

В ходе выполнения работы были решены поставленные задачи:

изучены общетеоретическая, специальная литература по теме исследования и материалы предметной области;

ознакомление и изучение структуры организации, документов и документопотока;

реализован документооборот лингвистической школы «Success», как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК на основе программного приложения MS Outlook, что дало возможность с минимальными затратами на программное и аппаратное обеспечение достичь максимальных результатов при обработке и учёте документов.

Реализация дипломного проекта позволила интегрировать все документы организации в среду MS Outlook, что позволило:

организовывать документы оптимально удобно для пользования;

выделять основные мероприятия и своевременно о них напоминать (в ходе учебного процесса);

полностью автоматизировать делопроизводство организации.

Тем самым повысить скорость и надёжность решений задач делопроизводства в рамках данной организации. Преимущество системы евляется её гибкость, т.е. возможность настроить её под любое учреждение, включив любые сведения в карточки «Контакты», интересующие саму организацию, а так же возможность работы с другими приложениями MS Office.

Применение компьютерных технологий и технологий автоматизации делопроизводства является перспективным направлением и позволяет организовать работу с документооборотом учреждений на современном уровне.