|
Совершенствование
управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня
организации и эффективности управленческого труда сегодня во многом зависит от
того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях
делопроизводство. Управление предприятием неизбежно требует создания многих
видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи
планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учёта и отчётности,
оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.
Основным
предметом труда работников аппарата управления является информация, а сам
процесс управления в технологическом смысле может быть представлен как процесс
циркуляции информации. Главным носителем информации в современном
государственном аппарате является документ. Реализация функций любого органа
управления, связана с составлением, получением, направлением различных документов.
Следовательно, эффектность их управленческой деятельности связана с вопросами
организации работы с документами. От чёткости и оперативности обработки и
движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для
выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых,
может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной
организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи
документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Однако
классические, «бумажные» способы ведения делопроизводства и документооборота
ныне становятся неактуальными. Конкуренция предъявляет высокие требования.
Любой запрос от потенциального клиента должен быть оперативно удовлетворён,
любое принятое управленческое решение должно быть своевременно выполнено, а
обработка и движение бумажного документа осуществляется, как правило, гораздо
медленнее, чем документа электронного. Поэтому вопрос внедрения систем
автоматизации создания, хранения и движения документов во многих организациях
стоит очень остро.
Таким
образом, актуальность темы денной дипломной работы обусловливается
необходимостью совершенствования делопроизводства для эффективного решения
управленческих задач.
Сегодня
ручная система работы с документами повсеместно заменяется наиболее
рациональным ведение делопроизводства на компьютере, основой которого,
безусловно, являются технологии систем документооборота.
И
действительно, современный мир информационных технологий трудно представить себе
без использования систем документооборота. Практически все системы в той или
иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки
информации. Фактически информация становится фактором, определяющим
эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки и
повысились требования к скорости обработки данных, и теперь уже большинство
операций не могут быть выполнено вручную, они требуют применения наиболее
перспективных компьютерных технологий. Любые административные решения требуют
четкой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив её изменения. И
если раньше в оценке ситуации участвовало несколько десятков факторов, которые
могли быть вычислены вручную, то теперь таких факторов сотни и сотни тысяч, и
ситуация меняется не в течении года, а через несколько минут, а собственность
применяемых решений требуется большая, потому что реакция но а неправильные
решения более серьёзная, более быстрая и более мощная, чем раньше. И, конечно,
обойтись без информационной модели производства систем документооборота
невозможно.
Использование
современных компьютерных технологий и технологий системы документооборота в
делопроизводстве организации уже сегодня позволяет:
регистрировать
документы на различных рабочих местах, используя локальные сетевые технологии и
распределение системы документооборота;
организовать
объединение сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) разных
структурных подразделений в единой системе документооборота организаций;
организовать
информационно-справочную работу на основе широких возможностей поиска
информации в системе документооборота;
организовать
контроль исполнения и движения документов.
Создание
системы документооборота организации в целом имеет свои положительные
особенности по сравнению с традиционными бумажными способами ведения
делопроизводства.
Целью
данной работы является организация информационной системы «Документы
организации» в среде MS Outlook, для повышения эффективности документационного
обеспечения.
Объект
исследования - лингвистическая школа «Success» при КГОУ СПО ХПК.
Предмет
исследования - документооборот лингвистической школы «Success».
В
данной работе ставилась задача создание такой системы, которая в кратчайшие
сроки и с минимальными затратами финансовых и людских ресурсов на программное,
и аппаратное обеспечение сможет улучшить документационное обеспечение. Также
ставились следующие задачи исследования:
.
Изучить общетеоретическую и специальную литературу по теме исследования.
.
Изучить материалы предметной области.
.
Проанализировать работу лингвистической школы «Success» по ведению
делопроизводства.
.
Реализовать документооборот лингвистической школы «Success»,как структурного
подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде «MS Outlook».
Структура
дипломной работы определяется целью, задачами, логикой исследования, и
предполагает наличие введения, двух глав, состоящих из 4 параграфов в каждой
главе, заключения, списка литературы.
Первая
глава посвящена теоретическим вопросам делопроизводства. Здесь даются основные
понятия и терминология документационного обеспечения, приведены типовые
технологии работы с документами, в том числе проанализирована работа с
документами в лингвистической школе «Success», также приведены возможности
современных компьютерных технологий в делопроизводстве.
Вторая
глава посвящена реализации технологии «MS Outlook» в лингвистической школе
«Success». Здесь описываются основные этапы организации документооборота в
среде «MS Outlook», раскрываются особенности работы системы.
Заключение
- подведены итоги проделанной работы, определены перспективы развития
информационной системы.
Список
использованной литературы включает 26 источников.
ОРГАНИЗАЦИЯ
И ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
|
