Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта

Каждый выставочный проект в ходе подготовки «обрастает» огромным количеством документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки. Подготовка и реализация проекта может быть представлена в виде организационного плана и коррелирующего ему документооборота. Организационный план - эффективный инструмент организации и контроля отдельных этапов подготовки выставки

Временные рамки реализации плана подготовки и проведения выставки очень эластичны (от 2 мес, до 2 лет в зависимости от типа и масштаба выставки).

Организационный план выставочного проекта делит время подготовки и проведения выставки на 5 этапов:

· подготовительный этап,

· анонсирование мероприятия,

· проведение выставочного мероприятия,

· подведение итогов мероприятия.

Каждому из этапов соответствуют свои организационные мероприятия и документы рекламного и информационного обеспечения.

Подготовительный этап

Организационные мероприятия - разработка концепции выставочного проекта.

Документальное обеспечение - концепция выставочного проекта. При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы:

· готовность рынка/отрасли к проведению данного проекта,

· наличие партнеров (по рынку/отрасли) по организации выставки,

· наличие аналогичных выставочных проектов.

Ответ на эти вопросы можно получить путем консультаций с представителями государственных, профессиональных, общественных объединений, изучения маркетинговых исследований по отрасли, периодической литературы, «живой работы» на конкурентных выставках.

Особое внимание при разработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть «прозрачной».

В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей.

В концепции необходимо отразить:

. обоснование «содержательной» состоятельности проекта для рынка,

2. уникальные стороны проекта,

. тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиции, партеры по организации экспозиции, структуру экспонентов выставки,

. мероприятия деловой программы выставки (протокольные мероприятия, конференции, секции, семинары, круглые столы),

. подпрограммы и сопутствующие мероприятия,

. конкурсную, презентационную программу,

. медиа- план, план РR-работы, структуру Ргоmotion,

. рекламное обеспечение,

. инфраструктурное обеспечение.

Документ, разработанный по такому плану, является «сеткой» для составления сметы выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации проекта вне компании и его практической реализации подразделениями внутри (таблица 1).

Таблица 1

Документальное обеспечение подготовительных мероприятий