|
По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ государственных архивов и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу. Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.
Паспорт архивохранилища составляется ежегодно на каждое архивохранилище и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов. Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов.
На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема-передачи документов, проверки их наличия, о необнаружении дел в фонде, переработке фонда и другие), пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.
Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов, утвержденных в установленном порядке. После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации архивных документов - в дело организации - сдатчика документов.
Учет листов в каждой единице хранения/единице учета ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.
Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме.
Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других - карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Однако обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а, следовательно, к путанице, отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.
Для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации. На основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами, муниципальными архивами, Главное архивное управление Московской области организует и ведет фондовый каталог. В установленные сроки архивы высылают в Главное архивное управление форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января для внесения изменений в ЦФК.
Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на следующих принципах:
· централизация, реализуемая на основе регламентированного Федеральной архивной службой России взаимодействия Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций - источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц - собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;
· унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;
· динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов.
Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6 7 |
