|
а) оптимальная полнота фондов архива;
б) степень информативности фондов;
в) уровень "чистоты" технологии отбора документов на госхранение;
г) правильность оформления и формирования дел.
Эти признаки являются многосоставными и распадаются на ряд измерителей, позволяющих более точно определять их характеристики. В частности, полнота фондов архива рассчитывалась при помощи следующих определителей:
) степень укомплектованности фондов, в том числе их закрытых частей, всеми группами (категориями) имеющих общественную значимость документов;
) удельный вес утраченных документов постоянного хранения (на стадиях ведомственного и государственного хранения), а также ошибочно не включенных в описи дел постоянного хранения в общем объеме архивных фондов;
) индекс задолженности по передаче документов на государственное хранение (по группам документов);
) удельный вес организаций, имеющих утвержденные описи постоянного хранения по всем группам документов данного фонда, в общем списочном составе организаций - источников комплектования архива;
) степень представительности фонда, устанавливаемая соотношением между отобранными на хранение проектами (разработками) и принятыми в Госархив комплектами документов по этим проектам (разработкам) [13 ; 50]
Следует подчеркнуть, что список этих определителей наверняка не является исчерпывающим, но это предмет дополнительных исследований. Качественные аспекты оцениваются здесь посредством числовых сопоставлений, что позволяет избегать некоторой субъективности оценок при использовании балльной системы.
При всей полезности структурного анализа необходимо отметить, что он не дает представлений на точечном уровне по основным информационным срезам фонда. Поэтому пользоваться только этим инструментарием - значит сознательно обрекать архивистов на получение искаженной картины комплектования. Фонд может быть полностью укомплектован всеми группами документов и составными частями, не иметь задолженности по их передаче на государственное хранение и в то же время включать в свой состав множество второстепенных, малоценных документов, которые превратят его в информационно ущербный массив. Поэтому для полноценного анализа качества комплектования совершенно неизбежно применение технологии как бы более высокого порядка - определителей степени информативности фондов.
В качестве таковых рассматривались следующие:
· уровень информационной достаточности фонда;
· полнота охвата основных видов и разновидностей документов постоянного хранения, характерных для данного фондообразователя; степень охвата задокументированных в данном фондообразователея общественно значимых событий;
· уровень целостности фонда и его составляющих;
· глубина распада фонда и период его промежуточного хранения; степень использования фонда.
Названные определители могут использоваться и для анализа совокупности однородных фондов, а также хранящихся в госархиве документов в целом. Однако следует учитывать, что не все из этих определителей в достаточной степени проработаны [13 ; 58].
Перед архивными учреждениями России стоят три основные задачи: комплектование государственных архивов, обеспечение сохранности документов и их использование. Все эти задачи очень важны; но вопросы комплектования имеют особое значение. Почему?
Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6 7 |
